Vamos con la penúltima semana del Reto de las 17 Semanas de Ordenarte. Hoy vamos a ver cómo archivar documentos tanto en casa como en la oficina. Os voy a dar algunas ideas para crear un sistema de archivo eficiente y muy práctico.
A partir de ahora todos los documentos estarán siempre a mano y bien organizados. Vamos allá.
REVISA LA BANDEJA DE ENTRADA
El primer paso para saber qué tenemos que archivar es revisar todos los buzones de entrada de casa o de la oficina. Para ver qué son echa un ojo a nuestro post de la Semana 15 «Cómo gestionar el papeleo».
Mantener tu archivo al día será mucho más fácil si distribuyes los documentos, cartas o archivos en diferentes buzones según la temática. Por ejemplo, las cartas relacionadas con facturas irán en un buzón prioritario, los documentos de trabajo o proyectos irán en un buzón separado y, por último, archivos de poca importancia como la publicidad.
TEN EL ARCHIVO A MANO
Es importante saber dónde tenemos el archivo. Tanto en casa como en la oficina debemos tener un lugar específico para el archivo de facturas, documentos importantes, contratos, declaraciones de la Renta, etc. Todos sabemos que tanto en una casa como en la oficina tenemos un gran volumen de papeleo que, de no mantener ordenado, se nos acumula hasta que llegamos a un punto de no retorno. Al llegar a ese punto ya no sabemos ni por dónde empezar a ordenar.
En casa podemos usar un armario o un cajón específico para nuestro archivo. Para ordenar las facturas de la casa como el agua, la luz o el gas tenemos un truco: usa una carpeta archivadora de plástico como la que llevan los niños al colegio. Suelen tener departamentos separados, con marcadores de colores para diferenciar la materia, se pliegan y se cierran con una goma. Es práctico, pequeño, barato, muy útil y fácil de encontrar en cualquier tienda. Con una solución como esta tendremos todas las facturas de la casa guardadas en un compartimento pequeño, por lo que no nos robará espacio para otras cosas.
LAS PAPELERÍAS, TUS MEJORES AMIGAS
Desde ahora verás las papelerías con otros ojos. Archivadores, cajas, rotuladores, pegatinas… todos estos artilugios están diseñados para hacer nuestra vida más fácil y ordenada. Cuantifica el volumen de documentos que tienes y sepáralos por materias para hacerte una idea de qué tipo de archivadores necesitarás. A partir de ahí hazte con los accesorios adecuados (cajas, carpesanos, archivadores…).
MARCA CADA COSA CON SU NOMBRE
No te olvides de marcar cada cosa con su nombre. No valdrá de nada que ordenes todos tus archivos si después no sabes dónde encontrarlos. Utiliza etiquetas en blanco para escribir el nombre de cada cosa o usa una secuencia de colores. Por ejemplo, el azul para el agua, el verde para la luz o el naranja para el gas.
AL ACABAR EL AÑO CIERRA LA CARPETA O ARCHIVADOR
No lo reutilices o lo sigas usando al acabar el ciclo anual o perderás el orden por completo. Lo más lógico para ordenar los documentos de una oficina o de una casa es hacerlo por años naturales. Cuando necesites buscar algo lo encontrarás mucho más fácil.
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Y recuerda: “Una vida ordenada, es una vida feliz”
